Dicas de Redação Oficial para concursos

1. Conceitos, elementos, características, natureza, classificação

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República, a redação oficial “é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-la do ponto de vista do Poder Executivo”. Além disso, continua dizendo que “é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos”. Logo, a sua natureza é normativa e deve nortear a elaboração de comunicações oficiais.

2. Princípios da Redação Oficial

Os princípios que regem a Redação Oficial são 4: impessoalidade, formalidade, concisão, nível de linguagem. A impessoalidade decorre da “ausência de impressões individuais de quem comunica”, “da impessoalidade de quem recebe a comunicação, com duas possibilidades”, “do caráter impessoal do próprio assunto tratado”. É preciso ressaltar que como é o servidor público quem redige as comunicações oficiais, necessita-se manter o grau de impessoalidade, sem interferência da opinião.

Além disso, é necessário que haja formalidade, padronização, nas comunicações, utilizando, para isso, os pronomes de tratamento. Já a concisão, de acordo com o documento oficial, está presente no texto "que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras”. Logo, o autor deve ter conhecimento para redigir o texto e ainda saber revisa-lo.

Vale ressaltar que o nível de linguagem se dá pela utilização da norma culta, por ser uma comunicação do Serviço Público, que tem como objetivo informar, normatizar leis e decretá-las.

3. Pronomes e Expressões de Tratamento

Os pronomes de tratamento são usados para manter a formalidade, impessoalidade e respeito para com as autoridades. Lembrando que a concordância com esses pronomes ocorre na terceira pessoa do singular sempre. Veja abaixo como deve ser usado:

“São de uso consagrado:

Vossa Excelência, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo;

Presidente da República; Vice-Presidente da República; Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Forças Armadas; Embaixadores; Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretários de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais.

b) do Poder Legislativo:

Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da União; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Câmaras Legislativas Municipais.

c) do Poder Judiciário:

Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juízes; Auditores da Justiça Militar.

O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é "Excelentíssimo Senhor", seguido do cargo respectivo:

• Excelentíssimo Senhor Presidente da República,
• Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional,
• Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.

As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

• Senhor Senador,
• Senhor Juiz,
• Senhor Ministro,
• Senhor Governador.

4. Abreviações, siglas e símbolos

As Reduções Ortográficas também são comuns em comunicados oficiais nas redações. Entretanto, há certas regras para fazer a redução.

• Símbolos: eles são reduções conhecidas internacionalmente. Eles são escritos com letra minúscula, sem ponto, sempre no singular, e quando símbolos químicos (com letras maiúsculas, sem ponto).
• Siglas: são abreviaturas que servem para reduzir locuções substantivas próprias. Elas são escritas em letras maiúsculas quando a sigla tiver três letras ou quanto todas as letras forem pronunciadas. Observação: quando usar pela primeira vez a sigla, recomenda-se explicar, entre parênteses, seu significado.
• Abreviaturas: para escrever as abreviaturas corretamente, necessita-se: escrever a primeira sílaba e a primeira letra da segunda sílaba, seguida de ponto, como em “adj.”. A abreviatura deve ter metade da palavra original, caso contrário, é melhor escrever por inteiro.

5. Tipos de Documentos usuais na Correspondência Oficial [1]

6. Correio eletrônico: cuidados e características que devem pautar o tratamento de assuntos oficiais por meio da internet

Sabe-se o quanto o correio eletrônico tornou-se um meio de comunicação barato e muito útil, sendo a principal ferramenta para a transmissão de documentos. Como é muito flexível, o que se deve atentar impreterivelmente é quanto ao uso dos pronomes adequados e uma linguagem correta.

Para que o correio eletrônico seja conhecido como documento legal, é preciso que exista a certificação digital, a fim de atestar a identidade do remetente. É indicado que se utilize o recurso de confirmação de leitura ou peça para o remetente confirmar o recebimento. O campo assunto, por exemplo, deve ser de fácil compreensão e de organização para ambos os envolvidos, remetente e destinatário.

[1] Retirado de http://www.campos.rj.gov.br/arquivos/Manual%20Oficial.pdf

Tipos de documentos oficiais

Como vimos acima, o Manual de Redação especifica a padronização de comunicações oficiais, de modo que a redação dos atos possa seguir um padrão e assim organizar as correspondências conforme a natureza do documento.

Há diversos documentos oficiais, como o aviso, o telegrama, correio eletrônico. O Padrão Ofício, por exemplo, corresponde a uma diagramação única de três documentos: ofício, memorando e aviso. Dessa forma, é possível uniformizar todo o procedimento, garantir agilidade e segurança ao seguir as normas para redigi-lo.

O Padrão Ofício conta de inúmeras partes. São elas:
• Tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede. Por exemplo: Of. 123/2002-MME;
• Local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita;
• Assunto, contendo o teor do documento;
• Destinatário com nome e cargo;
• Textos (caso não seja apenas encaminhamento de documentos, deverá conter um texto que tenha introdução, desenvolvimento e conclusão).
• Fecho;
• Assinatura, de quem enviou;
• Identificação do signatário;

Diagramação e estrutura do Padrão Ofício

As formas de diagramação do Padrão Ofício também são especificadas, como a fonte utilizada (Times New Roman corpo 12 no texto e 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé), a paginação obrigatória após a segunda página, a paragrafação de 2,5 cm, espaçamento simples entre linhas e 6 pontos após cada parágrafo.

Como já dito, o Padrão Ofício serve para três documentos. “O aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades”. E o memorando é um tipo de comunicação estritamente interna. Aliás, é válido notar o quanto o memorando tem como objetivo a rapidez e simplicidade. A sua tramitação é ágil.

Em relação à forma e estrutura do aviso e ofício, é necessário seguir as normas do Padrão Ofício e adicionar o vocativo. No cabeçalho ou rodapé, é preciso conter: nome do órgão ou setor, endereço postal, telefone e endereço de correio eletrônico. Já o memorando tem como diferença o destinatário, o qual deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

Além do Padrão Ofício, há outros documentos que seguem regras específicas, como a exposição de motivos (que é especificamente dirigido ao Vice-Presidente da República ou ao Presidente da República), mensagem, telegrama, fax e correio eletrônico.

É válido ressaltar que o correio eletrônico, o e-mail, é um documento que permite maior flexibilidade e praticidade. Não se tem uma estrutura específica ou normas, porém, é indicado que a linguagem seja compatível e adequada. Para o e-mail possuir um valor documental, é necessário existir certificação digital.

O telegrama também é outro documento que já foi superado por outros mais inovadores e mais ágeis. Entretanto, se faz o uso dele quando não é possível o uso do e-mail ou do fax. Sabe-se que o telegrama tem um valor elevado, por isso que, se for ser utilizado, é necessário que seja conciso e claro. Não há um padrão a ser seguido, porém, os próprios Correios têm uma estrutura pronta e padronizada, que prima pela sintetização máxima da mensagem.

Saiba mais: Correspondência oficial

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