Dicas sobre o Microsoft Outlook para provas de concursos

O Outlook é um programa que faz parte da suíte de aplicativos de escritório da Microsoft, exclusivamente voltado para o gerenciamento de e-mails, contatos e calendários. Com algumas dicas e saiba como o Outlook pode auxiliar na organização das suas tarefas diárias.

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Primeiro, o Outlook possui alguns atalhos no teclado que podem agilizar muitas tarefas, tais como:

Ctrl+N – criar novo e-mail, contato, nota, compromisso ou tarefa

Ctrl+Shift+M – criar novo e-mail

Ctrl+Shift+A – criar novo compromisso

Ctrl+Shift+N – criar novo contato

Ctrl+Shift+K – criar nova tarefa

Ctrl+E – abre a caixa de buscas

Ctrl+M – recebe novos e-mails

Ctrl+Shift+I - alterna para a caixa de entrada

Ctrl+Shift+O – Alterna para a caixa de saída

Alt+S – enviar

Setas para cima e para baixo – navega entre as mensagens

Ctrl+G – Ir para uma data em especifico no calendário

Ctrl+D – exclui um item

Segundo: crie grupos de contato no Outlook, assim fica mais fácil enviar um e-mail para vários contatos ao mesmo tempo, pois é comum termos que tratar de um assunto com várias pessoas, e com a criação do grupo você ganhará mais tempo. Para criar o grupo é simples: clique em “Novos Itens”, “Mais Itens” e “criar novo grupo de contatos”. Abrirá uma janela para pesquisar os contatos salvos no computador, escolher os membros para o grupo, dar um nome e salvar o grupo.

Outra dica que com este aplicato é possível responder a uma mensagem com um convite para uma reunião. Para isso selecione a mensagem que deseja responder e clicar no botão “Reunião” na aba “página inicial”. Assim você pode colocar os dados da reunião como hora, local, data e a pessoa que receberá o convite poderá confirmar presença e incluir em sua agenda.

Uma outra função é que o Outlook é capaz de organizar seus compromissos e agendas com o calendário. Além de conseguir se organizar também é possível compartilhar as informações com outros contatos, o que muitas vezes ajuda para o agendamento de reuniões e compromissos com outras pessoas. É simples a execução dessa tarefa: na aba “página inicial”, você vai acessar “calendário”, em seguida procure pelo botão “enviar calendário por e-mail”, disponível no topo. Uma janela será aberta e você poderá escolher quais informações quer compartilhar.

Outra funcionalidade é a criação de assinaturas para facilitar o envio dos e-mails. O programa permite a criação de mais de uma, sendo mais profissional ou informal. Para criar, você deve clicar em “Arquivo”, depois em “Opções”, “Email" e por fim em “Assinaturas”, e assim fazer do modo que achar melhor.

Por fim, para agilizar mais ainda sua vida com o Outlook, você pode criar regras. As regras são filtros automáticos que encaminham e-mails com termos e palavras especificas para pastas de forma automática.

Para criar regras, você deve clicar no botão “Regras”, na aba “Página Inicial”, escolha “Gerenciar Regras e Alertas” e “Nova Regra”, o Outlook oferecerá um passo a passo para definir as regras. Essa dica é importante para que você mantenha sua caixa de entrada organizada e não fique cheia, impedindo o recebimento de novos e-mails.

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