Correspondência oficial

Ata, decreto, despacho, memorando. Esses são termos bem comuns para quem vive na rotina da carreira pública. Mas você sabe diferenciar cada um deles?

Ainda na escola, você aprende uma série de regras para entregar seus textos de forma apresentável ao professor – e leva isso ao fim do ensino médio, quando precisa escrever a redação do Enem. Mas quem está na carreira pública ou precisa ter algum tipo de interface com esse ambiente, também precisa se adequar ao estilo próprio de escrita e comunicação, o que é conhecido por redação oficial.

Os canais para direcionar cada mensagem oficial também carregam suas próprias características. A seguir, confira quais são os principais tipos de documentos na Correspondência Oficial.

Tipo

O que é e quando usar?

Ata

Relato fiel de fatos ocorridos e decisões tomadas durante reuniões e assembleias, segundo pauta previamente estabelecida, garantindo a posterior execução dos acordos ali tratados. É geralmente registrada em livro próprio e, ao final da reunião, costuma ser assinada pelos participantes.

Atestado

Documento assinado por servidor em virtude de seu cargo ou função exercida. A ideia é declarar algum fato a favor da pessoa declarada. Um exemplo disso é fornecer a declaração de que um indivíduo realizou certas atividades em um período x.

Ato

Por meio dessa ferramenta, dirigentes de órgãos e entidades da Administração Direta, Indireta e Fundacional declaram um fato ou uma situação com base na lei.

Certidão

Declaração que tem por objetivo comprovar ato ou registro de processo, livro ou documento existente em repartições públicas. Quando autenticadas, têm o mesmo valor do documento original.

Consulta

Também chamada de carta-consulta, é uma das formas de correspondência interna e geralmente diz respeito a determinados orçamentos para a captação de financiamento de projetos.

Convocação

Essa forma de comunicação escrita tem por objetivo convidar o público-alvo para determinada reunião ou assembleia. Por isso, traz informações-chave, como local, data e finalidade do encontro.

Decisão

Solução dada por meio de despacho ou sentença para determinada situação.

Decreto

Sua finalidade é detalhar e especificar a lei, facilitando a sua execução e esclarecendo seus mandamentos.

Despacho

Documento redigido para dar sequência a algum assunto que foi encaminhado para apreciação da autoridade. Pode comunicar uma decisão, ordem ou recomendar o prosseguimento de um processo.

Edital

Ato escrito oficial que inclui aviso, determinação ou citação, publicado por autoridade competente, e divulgado na imprensa oficial e em outros órgãos, de modo a ser facilmente acessado por todos. Geralmente comunica novos concursos públicos, intimações e convocações, que exigem ampla divulgação.

Informação

Documento no qual servidores subordinados prestam esclarecimentos ou elucidam questões imprecisas sobre determinada situação, a pedido de alguma autoridade.

Lei

O objetivo dessa espécie normativa, prevista pela Constituição Federal, é disciplinar uma variedade de ações. Ela tem como características a generalidade e a abstração e só pode ser utilizada pelo Poder Legislativo.

Memorando

Comunicação ágil e fundamentalmente interna, feita entre unidades administrativas de um mesmo órgão, sendo elas de mesmo nível ou de níveis diferentes. O caráter pode ser administrativo ou envolver projetos, ideias e diretrizes a serem adotados em certa instância do serviço público.

Moção

Proposta referente a alguma questão levantada durante reunião ou decorrente de algum incidente que tenha acontecido nela. Seu caráter pode ser de simpatia, apelo ou repúdio, por exemplo.

Parecer

Avaliação feita por órgãos especializados a respeito de situações que lhes foram colocadas para essa apreciação. Deve indicar a solução ou as razões e fundamentos necessários para a tomada de decisão por órgão competente.

Portaria

Documento pelo qual a autoridade inferior ao chefe do Executivo estabelece normas para disciplinar a conduta de seus subordinados. Assinada, por exemplo, por presidente, diretor-geral, entre outros.

Processo

É o desenvolvimento de um expediente, ao qual são inseridos pareceres, anexos e despachos, que darão suporte à sua tramitação.

Requerimento

Documento pelo qual o indivíduo interessado solicita ao Poder Público algo que ele acredite que lhe pertença ou que deva usufruir, ou ainda para se defender de determinada prática ou situação que o lese de alguma maneira.

Relatório

Submetido à autoridade superior, traz um panorama das atividades realizadas pelo funcionário, no que diz respeito ao período em exercício no cargo. É geralmente adotado para prestações de conta ou para expor o avanço de determinadas iniciativas planejadas.

Ofício

É como são feitas as comunicações administrativas entre autoridades ou entre autoridades e particulares, tendo como foco assuntos oficiais.

*Por Crislayne Andrade

Saiba mais: Dicas de Redação Oficial para concursos